T // Teilnehmermanagement
Meist ist im Rahmen des Teilnehmermanagements bei Veranstaltungen, die nicht nachhaltig ausgerichtet sind, ein hoher Papier- sowie Müllverbrauch bereits vorprogrammiert.
Von Save-the-Date Karten, Einladungen, über Give-aways, Namensschilder bis hin zu Veranstaltungsinformationen für die Teilnehmer*innen – hier kommt so einiges zusammen. Dies lässt sich jedoch mit einer guten Vorplanung vorbeugen und oft auch vermeiden.
Das übergeordnete Handlungsfeld der Kommunikation lässt sich auf einige operative Handlungsfelder herunterbrechen, die einen Angriffspunkt für Verbesserungen bieten.
Vor, während und nach der Veranstaltung gilt als zentraler Erfolgsfaktor vor allem eins: Informieren und Kommunizieren!
Die Teilnehmer*innen sollten bereits im Vorfeld darüber informiert werden, dass es sich um eine nachhaltig ausgerichtete Veranstaltung handelt und interne oder externe Stellen genannt bekommen, die bei Fragen zu Nachhaltigkeitsaspekten fachliche Auskünfte geben können. Ein erstes Abtasten mit dem Thema kann im Vorfeld für die Teilnehmer sehr hilfreich sein und bereits ein Umdenken bewirken.
Bei der Kommunikation mit den Teilnehmer*innen sollten die Einladungen elektronisch versendet werden, statt per Post. Lässt sich die schriftliche Form im ein oder anderen Fall nicht vermeiden, können Kurierfahrten und Lieferungen per Elektroauto erfolgen. Wichtig ist im Bereich Print, auf Zertifizierungen wie den Blauen Engel oder dem FSC-Siegel zu achten oder Bio Druckfarben zu verwenden.
Statt die Teilnehmer*innen mit Broschüren aus Papier zu überfluten, um sie über das Programm, Anreisemöglichkeiten oder ähnlichem zu informieren, empfiehlt sich die Erstellung einer Event-Website oder App, auf der alle relevanten Informationen über die Veranstaltungen zu finden sind. Dies hat zum einen den Vorteil, dass sehr viel Papier gespart wird, das sowieso am Ende im Papierkorb landen würde – und zum anderen, dass eine ständige Aktualisierung möglich ist, um die Teilnehmer immer auf dem Neusten Stand zu halten.
Im Sinne der Nachhaltigkeit sollte zudem auf Give-aways verzichtet – oder auf recyclebare Alternativen umgestiegen werden. Hier gibt es viele Möglichkeiten und kreative Gestaltungsspielräume. Beispielsweise kann den Teilnehmer*innen ein Teil der Dekoration, wie schöne Topfpflanzen, nach der Veranstaltung mitgegeben werden. Somit dienen sie erst als Dekoration, dann als Gastgeschenk und im dritten Schritt erhalten sie ein zweites Leben und Bereichern die Umgebung mit zusätzlichem Sauerstoff.
Auch bei Teilnehmer*innen Badges kann auf Alternativen umgestiegen werden. Statt Badges aus Plastik, bietet sich die Verwendung von Namensschildern aus zertifiziertem Holz an, die zudem ein echter Hingucker sind.
Zusammenfassend gibt es viele Bereiche im Teilnehmermanagement, die durch eine gründliche Vorplanung die Gelegenheit zur Verbesserung bieten.
Für weitere Infos zum Thema können Sie sich gerne mit unserem Partner 2bdifferent in Verbindung setzen: www.2bdifferent.de
