Wie werden remote Teilnehmer wirklich zum Teil einer Veranstaltung?

Talque

Oder: Wie funktioniert die hybride Kreation von Communities.

Gastbeitrag von und über talque – Event Plattform für digitale, hybride und Vor-Ort Veranstaltungen. 

Während Online-Events und Online-Meetings seit Jahren an Relevanz in der Arbeits- und Eventbranche gewinnen, ist spätestens seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie auch der Bedarf an hybrid stattfindenden Events rapide angestiegen.

Dabei stehen Veranstalter jedoch regelmäßig vor einer großen Herausforderung: Ein Event zu kreieren, das die Menschen vor Ort und vor den Bildschirmen gleichermaßen mitreißt. Die Gefahr, dass die hybride Veranstaltung zu einer reinen Live-Übertragung wird, ist leider reell gegeben.

Das Unternehmen talque hat bereits vor Pandemiebeginn an Wegen gearbeitet, Veranstaltungen noch besser zu machen: Mithilfe einer eigens kreierten Eventplattform, die nicht nur den Nutzen einer Veranstaltung erhöhen, sondern auch die Vernetzung und den Austausch aller Beteiligten vor Ort und im Homeoffice fördern kann. Die gesammelte Expertise der letzten Jahre ermöglicht es talque, verschiedene Unternehmen bei der Planung und Umsetzung ihrer Events zu begleiten. Anhand der Assistant’s World aus dem September 2022 soll dieser Beitrag ein Best-Practice-Beispiel hybrider Events vorstellen – und zeigen, wie man die Teilnehmer einer Hybridveranstaltung auf hohem Level einbeziehen und begeistern kann. Fast, als wären sie alle vor Ort dabei gewesen. Mit der richtigen Plattform und Planung wird ein hybrides Event ein voller Erfolg.

Vor welchen Herausforderungen steht ein Veranstalter?

Vorab stellt sich immer die Frage, wie das vor-Ort-Erlebnis mit dem digitalen vereinbar ist. Vor-Ort-Events werden nicht aussterben – jedoch bringt eine hybride Variante mehr Flexibilität und Reichweite sowie im Idealfall die Ausschöpfung des gesamten Community Potenzials.

Im konkreten Fall gab es drei grundlegende Herausforderungen, die sich im Vorfeld in Zusammenarbeit mit dem Veranstalter herausbildeten:

  1. Generelle Vereinbarkeit analog und digital – beide Zielgruppen sollen zusammengebracht werden und rein digitale Teilnehmer mit den vor-Ort-Teilnehmern kommunizieren und umgekehrt.
  2. Die Hürden der digitalen Teilnahme sollen generell gesenkt werden, da die Zielgruppe laut Veranstalter eher nicht digital affin war. Das Ziel: Die Teilnehmer mit bekannten Social Media Elementen (z.B. aus Facebook/WhatsApp) schnell und einfach in die hybride Veranstaltung hineinbringen.
  3. Austausch zwischen den digitalen Ausstellern und Sponsoren mit den Teilnehmern vor Ort und digital erzeugen und fördern.

Der hybride Funktionsumfang der Eventplattform für die Assistant‘s World ist daraufhin perfekt abgestimmt worden. Konkret wurden unter anderem folgende Einzelmaßnahmen umgesetzt:

  • Eine talque Social Wall wurde als Ice Breaker für die digitale Konversation integriert
  • Digitale Visitenkarten aller Stakeholder mit einfacher Speicherung der Kontaktmöglichkeiten (auch im Nachgang) wurden zur Verfügung gestellt
  • Zusätzlich wurden digitale, flexible, offene Austauschrunden für spannende Themendiskussionen eingerichtet
  • Integration von Livestreaming mit Live-Chat sowohl von den digitalen als auch von vor-Ort-Teilnehmern inklusive Moderation zur Steuerung der Fragerunden
  • Ein “Running Reporter” sowie eine “Tombola” fungierten als verbindende Elemente aller Teilnehmer
  • Speaker-Bewertung durch die Teilnehmer zur gemeinsamen Qualitätseinschätzung

In der Summe führten diese Maßnahmen und Ideen zu sehr hohen Interaktionen, Chat-Nachrichten (gesamt und pro Teilnehmer), 1:1 Video-Calls und Meetings vor Ort sowie Posts auf der Social Wall und auch Kommentierungen dieser Posts.

Das Feedback der Teilnehmer und Nutzer war überwältigend: „Die digitale Teilnahme war (fast) wie vor Ort sein“ oder „Ich war heute online dabei und hatte das Gefühl immer mittendrin zu sein“ sind nur zwei Beispiele der Kommentare zur Durchführung der Assistants‘ World 2022.

Fazit: Welche Möglichkeiten für Veranstalter bieten sich also bei der Umsetzung von hybriden Events?

Hybride Events sind die Möglichkeit, Veranstaltungen endlich im modernen Setting stattfinden zu lassen. Die letzten beiden Jahre haben extreme Veränderungen in der Veranstaltungsbranche nach sich gezogen – eine notgedrungene Digitalisierung, aber auch endlich zeitgemäße Anpassungen von Formaten und konzeptionelle Veränderungen von Veranstaltungen.

Das erfolgreiche Konzept am Beispiel der Assistant’s World und im Allgemeinen gut bewertete digitale Events der Vergangenheit führen eine Erwartungshaltung nach sich, die es nun proaktiv zu entwickeln gilt. 

Ein Blick in die Zukunft zeigt: Weniger Reisetätigkeit und Zeitressourcen, schlechtere wirtschaftliche Rahmenbedingungen sowie die notwendig höhere Flexibilität und Digitalisierung führen weiterhin zu weniger Ausstellern und Besuchern vor Ort. Höhere Kosten werden auch weiterhin die Landschaft verändern. 

Hybride Events…

  • erhöhen die Sichtbarkeit des Events, wirken global und schaffen eine größere Einbindung von Personen, die sonst nicht kommen könnten oder würden 
  • schaffen nachhaltige Vernetzung VOR, während und NACH dem Event, was besonders beim letzten Punkt erst durch die Digitalisierung des Events möglich gemacht wird
  • schaffen neue Erlösquellen und bieten somit dem Veranstalter Refinanzierungsoptionen
  • sind kein reines Haschen nach mehr “Funktionen”, sondern das Herausbilden zusätzlicher – und extrem notwendiger – Mehrwerte, die mittel- und langfristig entwickelt werden
  • sind eine strategische Entscheidung des Veranstalters, die NICHT aus der Not geboren ist, sondern dem Anspruch eines modernen, innovativen und nachhaltigen Eventformats nachkommt und alle Teilnehmer und Stakeholder begeistern kann.

Wir sind talque

Gegründet 2014 entwickeln wir seit über sieben Jahren hochwertige Software für alle Bereiche der Eventindustrie. Dies tun wir stets im engen Austausch mit unseren nationalen und internationalen Kunden und Partnern. Nur wer die Eventindustrie und ihre Herausforderungen kennt, kann auch eine langfristige Lösung mit Mehrwerten dafür anbieten. Dafür stehen und arbeiten wir jeden Tag mit unseren über 20 Mitarbeitern im Herzen Berlins. >> zur talque Webseite

Kategorie: Summits, Werbung
NÄCHSTE EVENTS
Vorheriger Beitrag
MEET EUROPE EVENT SWITZERLAND 2022
Nächster Beitrag
Digitale Tools für die Teilnehmeraktivierung bei Events