Egal, ob großes oder kleines Event, jedes möchte perfekt geplant sein und reibungslos ablaufen. Dabei müssen viele verschiedene Dienstleister koordiniert werden und die Kommunikation zwischen allen Parteien muss ebenfalls funktionieren.
Ein wesentlicher Part für ein erfolgreiches Event ist die Mobilität der Gäste. In der Eventplanung sollte man sich daher frühestmöglich die Frage stellen: „Wie kommen meine Gäste sicher, flexibel und stressfrei zur Location und wieder zurück?“
An dieser Stelle kommt Hanse Mondial ins Spiel, denn als Full-Service Agentur für europaweite Buslogistik ist die Eventmobilität ein wichtiges Kerngeschäft.
Am Beispiel der IMEX, Messe der Tourismus- und Eventbranche, erklärt Hanse Mondial wie sie generell bei der Planung von Eventmobilität vorgehen und auf welche Aspekte sie ein besonderes Augenmerk legen.
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Zu Beginn der Mobilitätsplanung stellt Hanse Mondial ihren Kunden oft eine wesentliche Frage: „Was war bisher der größte ‚pain‘ in Bezug auf bisherige Erfahrungen mit der Eventmobilität?“ Oft haben die Kunden bereits viele Events organisiert und sind in diesem Zuge auch schon mit dem Thema Eventmobilität in Berührung gekommen.
Wie auch in anderen Bereichen des Events kann es bei der Eventmobilität auch zu Problemen kommen. Um das von Anfang an zu vermeiden, setzt Hanse Mondial genau an diesem Punkt an. So war es auch bei der IMEX der Fall, um alle möglichen Komplikationen auszuschließen. Wenn diese IST-Analyse abgeschlossen ist, geht es um die individuelle Planung. Der Bedarf des Kunden wird abgeklärt, die Rahmenbedingungen abgesteckt und alle Gegebenheiten geprüft. Dabei steht der Kunde und dessen Bedürfnisse stets im Mittelpunkt.
Darüber hinaus achtet Hanse Mondial während der Entwicklung des Mobilitätskonzepts besonders auf einen reibungslosen Ablauf vor Ort, denn dieser soll sowohl für den Kunden als auch für die Busfahrer ohne Probleme ablaufen. Zudem ist es besonders wichtig, dass möglichst kurze Wartezeiten für die Gäste entstehen.
Ein weiteres wichtiges Thema ist die Sicherheit aller Parteien. Es wird darauf geachtet, dass ein sicherer Ein- und Ausstieg der Gäste gewährleistet ist und dass niemals die Laufwege der Gäste von den Fahrtwegen der Busse gekreuzt werden.
Ebenfalls wird von Projektbeginn darauf geachtet, dass möglichst mit lokalen Buspartnern zusammengearbeitet wird. Das hat folgende Vorteile: die Anfahrtswege sind kurz, was die Nachhaltigkeit des Reisebusses unterstreicht und zusätzlich haben die Fahrer wertvolle Ortskenntnisse.
Während des Events wird durch die Koordination vor Ort für den reibungslosen Ablauf gesorgt. Um diese abbilden zu können, arbeitet Hanse Mondial mit verschiedenen Agenturen zusammen, die Hostessen für diese Aufgabe stellen. Bei der IMEX in Frankfurt waren knapp 80 Hostessen vor Ort sowie knapp 10 Mitarbeiter von Hanse Mondial. Damit die Kommunikation stets problemlos funktioniert gab es ein Vor-Briefing, sowie tägliche Briefings morgens und abends. Außerdem legt Hanse Mondial großen Wert auf Flexibilität, denn nur so kann vor Ort schnell auf alle kurzfristigen Situationen reagiert werden. Das kann nur funktionieren, sofern eine gute Kommunikation zwischen den involvierten Parteien (Location, Busfahrern, Hostessen, etc.) gegeben ist. Das ist bereits ab Projektstart besonders wichtig für Hanse Mondial.
Ist das Event abgewickelt geht es in die Nachbereitung. Auch nach der IMEX wurde sowohl mit dem Kunden als auch intern bei Hanse Mondial evaluiert, was gut gelaufen ist und in welchem Bereich es noch Verbesserungsbedarf gibt. Es werden Learnings für die nächste Veranstaltung erarbeitet, damit das nächste Event noch perfekter als perfekt läuft!
Copyright Bilder: Thorsten Wagner (TWA Mobility)
Kontakt:
Hanse Mondial GmbH
info@hansemondial.de
0800 855 989 0
